OBBLIGO DI ADOZIONE

Il Decreto “anti-crisi” (D.L. 29/11/2008, n. 185), ha introdotto per le società di capitali e di persone e per i professionisti iscritti in Albi ed Elenchi (quindi sia per odontoiatri che per centri dentali o società di servizi sanitari) l’obbligo di dotarsi della cosiddetta “posta elettronica certificata” (PEC) ossia un indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che consentano la certificazione:

• dell’integrità del contenuto della e-mail (cioè cosa viene inviato);
• della data e dell’ora del suo invio;
• della data e dell’ora della sua ricezione.
  

DA QUANDO DECORRE L’OBBLIGO?

Le date da cui dovrà essere adottata la Pec variano a seconda dei soggetti interessati:

• per le società di capitali (s.r.l., s.p.a., s.a.p.a) o di persone (s.s., s.n.c., s.a.s.) costituite dopo il 29/11/2008, l’obbligo scatta immediatamente. Tale indirizzo di posta dovrà essere inserito nella domanda di iscrizione da presentare al Registro delle Imprese della Camera di Commercio;
• per le società costituite ante il 29/11/2008, invece, ci saranno 3 anni di tempo per adeguarsi al nuovo adempimento che, quindi, dovrà essere effettuato entro il 29/11/2011;
• per i professionisti iscritti in Albi o Elenchi viene concesso invece 1 anno di tempo dal 29/11/2008, ossia fino al 29/11/2009. Gli stessi dovranno, entro tale data, provvedere a comunicare ai rispettivi Ordini e Collegi il proprio indirizzo di posta elettronica.
  

COS’È LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA?

Si tratta di un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard, a cui però si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione tali da rendere i messaggi ed i relativi allegati dotati di valore legale e pertanto opponibili anche a terzi.
L’invio di un messaggio mediante posta elettronica certificata permetterà al mittente di ottenere:

• una ricevuta di invio con indicata data ed ora dello stesso;
• una ricevuta di ricezione con indicata data ed ora della stessa;
• un allegato certificato contenente il testo della comuncazione.
  

L’utilizzo della PEC permetterà, quindi, di sostituire la tradizione raccomandata A/R e/o il fax.
La trasmissione viene considerata “posta certificata” e, quindi, con valore legale, solo però se le caselle e-mail del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata.
Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella PEC, si viene a perdere il valore della trasmissione ed il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna. Ne consegue che, in questo caso, l’e-mail non avrà valore legale.

Per l’attivazione della posta elettronica certificata ci si potrà rivolgere ad uno dei gestori accreditati dal Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica della Pubblica Amministrazione) il cui elenco è disponibile sul sito www.cnipa.gov.it.

La consultazione per via telematica dei soli indirizzi di PEC potrà avvenire liberamente on-line ed in modo gratuito.

L’obbligo introdotto dal Decreto è di sicuro interessante perchè permetterà risparmi di tempi, di spazi e di costi grazie alla “dematerializzazione” dei documenti cartacei: a regime, permetterà infatti di avere e-mail con valore legale pari a quello di fax e raccomandate.

Il tutto però è condizionato dall’adozione sia da parte del mittente che da parte del ricevente del sistema di posta elettronica certificata.